De digitalisering van de werkvloer is een onderwerp dat niet meer is weg te denken in het bedrijfsleven. De medewerker digitalisering speelt hierbij een belangrijke rol. Het is voor werknemers cruciaal om te weten hoe mobiele bedrijfsapparatuur wordt gebruikt. MDM en MDM-software kan daarbij helpen.

De digitalisering van de werkvloer is in volle gang

Op de werkvloer of op je thuiswerkplek: het is duidelijk dat mobiele bedrijfsapparatuur tegenwoordig onmisbaar is. Steeds meer mensen werken deels thuis en deels op kantoor, of zelfs volledig thuis. Dit heeft voor veel bedrijven een grote impact op het gebruik van mobiele bedrijfsapparatuur en het onvermijdelijke beheer daarvan.

Mobile Device Management (afgekort als MDM, mobiel apparaatbeheer dus) en de bijbehorende MDM-software kunnen een onderneming helpen om dit beheer goed te organiseren. Maar ook al pas je het best beschikbare pakket aan MDM maatregelen toe, als je je personeel niet ‘mee’ hebt kom je waarschijnlijk niet ver.

Bereid je werknemers voor op digitalisering, is daarom het belangrijkste devies. Laat je personeel het middelpunt zijn van de veranderingen, zodat ook je medewerkers voordelen van hun digitalisering duidelijk voor ogen hebben.

Hoe bereid je werknemers voor op digitalisering?

Medewerker digitalisering is een proces dat niet op dezelfde dag begint en eindigt. Een werkgever dient er bijvoorbeeld eerst voor te zorgen dat de competenties van medewerkers voor digitalisering aanwezig zijn.  Dit kan door middel van aanvullende trainingen en cursussen.  Training zorgt ervoor dat de technische knowhow van de werknemers up-to-date wordt of blijft, waardoor de implementatie daarna soepeler verloopt.

Maar het zal misschien eerst nodig zijn om je personeel überhaupt ‘warm’ te krijgen voor medewerker digitalisering. Het uitgebreid verstrekken van informatie over de doelstellingen van het bedrijf, zorgt voor hun betrokkenheid.  Hieronder enkele van de aspecten die je kunt belichten om iedereen in je bedrijf te overtuigen.

Minder kantoorruimte

Zoals eerder genoemd wordt er meer en meer deels thuis en deels op kantoor gewerkt. Hierdoor is er minder kantoorruimte nodig. Indien informatie gedigitaliseerd is, heeft een bedrijf ook minder opslagruimte nodig voor archivering en naslagwerken. Voor een overleg met collega’s zijn er in de loop der jaren meerdere vormen van videoconferencing op de markt gekomen. Hierdoor kan het aantal vergaderzalen in een bedrijfspand aanzienlijk verminderd worden.

Minder mobiele apparatuur nodig

Met MDM en de bijbehorende software is het mogelijk om te zorgen dat zakelijke- en privégegevens van elkaar gescheiden blijven. Medewerkers kunnen hierdoor één apparaat gebruiken voor zowel zakelijk als privégebruik. In overleg met de werkgever kan een deel van het mobiele apparaat gereserveerd worden voor zakelijk gebruik. Op dit aparte deel kan centraal, op afstand, standaard software worden geïnstalleerd.

Tevens kunnen er op gezette tijden, eveneens centraal, de nodige updates worden uitgerold. De gegevens op deze partitie blijven gescheiden van het andere gedeelte, waar de werknemer software kan installeren voor privégebruik.

De gegevens op de twee aparte segmenten, kunnen niet onderling worden uitgewisseld. Een simpele ‘copy en paste’ actie is dus niet mogelijk. In geval van verlies of diefstal, kunnen de zakelijke gegevens op afstand worden gewist. Dit is een zogenaamde ‘remote-swipe’. Dit voorkomt dat gevoelige bedrijfsinformatie in verkeerde handen valt.

Efficiëntie en productiviteitsverhoging

Indien medewerkers bedrijfsapparatuur ook privé kunnen gebruiken hoeven ze zich hier niet apart in te verdiepen. Er hoeft geen extra tijd te worden besteed aan het zich eigen maken van bedrijfsapparatuur. De kennis over het apparaat die je opdoet tijdens privégebruik kun je immers ook gebruiken tijdens het werk. Voorts zorgt medewerker digitalisering ervoor dat collega’s onderling makkelijk informatie kunnen uitwisselen, waar ter wereld men zich ook bevindt. Er is minder papierwerk nodig. Hierdoor heeft digitalisering als effect op de medewerker dat het diens efficiëntie en arbeidsproductiviteit verhoogt.

Snel kunnen inspelen op een continu veranderende markt

Tegenwoordig is de wereld heel klein. Binnen no-time is nieuws van de andere kant van de wereld op je beeldscherm te zien. Dit geldt dus ook voor de vraag en aanbod in de commerciële wereld. Een organisatie dient vliegensvlug te kunnen reageren op de snel veranderende vraag van een (potentiële) klant. Ook hier geldt dat medewerker digitalisering cruciaal is. Snelheid is vaak vereist om te kunnen voldoen aan de vraag, en mobiele apparaten leveren die snelheid.

Controle privégebruik van zakelijke apparatuur

Zodra bedrijfsapparatuur voor zakelijk en privégebruik kan worden ingezet, is het zaak dat er goede onderlinge afspraken worden gemaakt. Deze afspraken kunnen contractueel worden vastgelegd. Eerder hebben we al de scheiding van zakelijke en privégegevens op verschillende partities genoemd. Daarnaast is het belangrijk contractueel vast te leggen welke voorwaarden je als onderneming stelt aan het privégebruik van bedrijfsapparatuur.

Als werkgever dien je je te conformeren aan de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG). Als werkgever kun je namelijk niet zomaar het privégebruik door een medewerker van een zakelijk apparaat controleren. Er is hieraan arbeidswetgeving voor bedrijfsmobieltjes verbonden. Indien je je als werkgever hier niet aan houdt, kan de medewerker een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Toegankelijkheid van digitale informatie

De mate van toegankelijkheid voor de werknemer tot digitalisering is een belangrijke factor voor het welslagen van een onderneming. Niets is meer frustrerend en demotiverend dan het niet goed functioneren van het digitale platform van een onderneming. Ook hier kan een MDM en de bijbehorende software een grote rol spelen. Zorg dat de medewerker digitalisering goed is geregeld en dat medewerkers altijd kunnen beschikken over de benodigde informatie.

Tot slot

Voor een goede arbeidsproductiviteit en efficiëntie is medewerker digitalisering essentieel.

Medewerker digitalisering kan voor een organisatie kosten- en tijdbesparend werken. MDM en de MDM-software kunnen hierbij een grote rol spelen.

Wil je meer weten over MDM en hoe dit je organisatie kan helpen aan meer efficiëntie? Neem dan gerust contact met ons op en we geven je graag een demonstratie van onze services.