Viele Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeiter*innen ein Diensthandy zur Verfügung. Allerdings gibt es immer wieder Unklarheiten darüber, was mit dem Diensthandy laut Arbeitsrecht eigentlich erlaubt ist und was nicht. Müssen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen auch nach Feierabend und im Urlaub erreichbar sein? Darf das Diensthandy für private Angelegenheiten genutzt werden? Und wie verhält es sich mit dem Datenschutz? Erfahre in diesem Artikel mehr darüber, was es laut Arbeitsrecht beim Diensthandy zu beachten gilt.

Welche Verpflichtung haben Beschäftigte mit Diensthandy laut Arbeitsrecht?

Die meisten Arbeitnehmer*innen freuen sich über ein Firmenhandy, da dieses den Arbeitsalltag erleichtert. Es gibt jedoch bestimmte Verpflichtungen, die ein mobiles Diensthandy mit sich bringt. Eine häufige Frage lautet: „Muss ich mit einem Diensthandy immer erreichbar sein?“ Arbeitnehmer*innen sind nach dem Arbeitsrecht auch mit einem Diensthandy nicht zur ständigen Erreichbarkeit verpflichtet.

Mit dem Feierabend endet die Pflicht, erreichbar zu sein. Wenn nicht gerade Rufbereitschaft besteht, dann darf das Unternehmen somit nicht fordern, dass Angestellte erreichbar sein müssen. Rufbereitschaft gilt übrigens als Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden. Nach der Arbeitszeit, an freien Tagen und im Urlaub darfst du das Betriebshandy getrost ausschalten.

Von Mitarbeiter*innen in höheren und leitenden Positionen wird jedoch manchmal eine ständige Erreichbarkeit erwartet. Ob diese Erreichbarkeit mit dem Diensthandy auch an freien Tagen gilt, muss im Arbeitsvertrag genau geregelt sein. In der Regel erhalten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen für eine andauernde Erreichbarkeit auch eine höhere Vergütung. Eine Ausnahmeregel gibt es überdies im Urlaub. Beschäftigte müssen in Notfällen erreichbar sein, wenn der Betrieb ohne sie stillstehen würde. Das wäre zum Beispiel dann der Fall, wenn der*die jeweilige Mitarbeiter*in allein ein wichtiges Passwort kennt oder der Betrieb unter Wasser steht.

Arbeitsrecht – dürfen Angestellte das Diensthandy auch privat nutzen?

Im Zuge der Digitalisierung werden Mitarbeiter*innen Betriebshandys heutzutage immer häufiger für berufliche Zwecke zur Verfügung gestellt. Aber darf das Diensthandy nach gesetzlicher Regelung im Arbeitsrecht auch als privates Handy genutzt werden?

Generell sollten Mitarbeiter*innen laut Arbeitsrecht das Diensthandy nur für berufliche Zwecke nutzen, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte es jedoch im Arbeitsvertrag eine Klausel geben, die besagt, ob Beschäftigte das Diensthandy auch privat nutzen dürfen. Es gibt viele Arbeitgeber, die einen Mitarbeitervorteil bieten und ihren Mitarbeiter*innen erlauben, das Diensthandy auch privat zu nutzen. Gibt es keine explizite Vereinbarung für die Privatnutzung, dann ist ausschließlich eine Nutzung für berufliche Zwecke erlaubt.

Wann muss ich mit dem Diensthandy erreichbar sein?

Nach Feierabend darf das Diensthandy ausgeschaltet sein, so viel steht fest. Aber wann müssen Mitarbeiter*innen eigentlich erreichbar sein?

Innerhalb der Arbeitszeit haben Angestellte mit Diensthandy laut Arbeitsrecht die Verpflichtung, erreichbar zu sein. Sowohl die Kundschaft als auch der*die Chef*in müssen die Angestellten erreichen können. Demnach sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen also verpflichtet, das Handy bei sich zu tragen und auch zu benutzen.

Im Übrigen dürfen Beschäftigte ein Diensthandy, welches das Unternehmen zur Verfügung stellt, nicht einfach ablehnen. Besteht ein*e Arbeitgeber*in auf die Nutzung des dienstlichen Mobiltelefons, dann muss der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin während der Arbeitszeit erreichbar sein.

Im Gegensatz dazu können Mitarbeiter*innen ein Diensthandy aber nicht einfordern. Auch dann nicht, wenn Kolleg*innen in ähnlicher Position ein Diensthandy erhalten haben. Laut Arbeitsrecht müssen Chefs ihren Angestellten also nicht zwangsläufig ein Diensthandy zur Verfügung stellen. Diese Entscheidung obliegt somit allein dem Arbeitgeber.

Arbeitgeber*innen dürfen Diensthandys kontrollieren

Arbeitgeber dürfen nach dem Arbeitsrecht die private Nutzung des Diensthandys untersagen. Sind Firmenhandys ausschließlich zur beruflichen Nutzung bestimmt, dann hat der Chef oder die Chefin das Recht, zu überprüfen, ob Beschäftigte das Firmenhandy privat nutzen.

Er oder sie darf hierfür stichprobenartige Kontrollen durchführen und zum Beispiel Verbindungsnachweise oder E-Mail-Verläufe überprüfen. Nutzen die Mitarbeiter*innen trotz Verbots das Diensthandy für private Angelegenheit, dann drohen Abmahnungen oder gar die Kündigung. Denn es handelt sich hierbei um eine Vertragsverletzung.

Auch wenn der Chef die Privatnutzung erlaubt, hat er ein Mitspracherecht. Beschäftigte dürfen also nicht einfach ohne Rücksprache neue Apps auf dem Diensthandy installieren. Laden sie dennoch unerlaubt eine App herunter, kann dies eine Abmahnung nach sich ziehen. Dürfen die Mitarbeiter*innen das Diensthandy auch privat verwenden, dann darf der Chef wiederum keine E-Mails oder Nachrichten kontrollieren. Auch das Überwachen von privaten Daten wie Bewegungsdaten oder Telefonaten ist verboten.

Eine technische Lösung hierfür ist übrigens das Verwenden einer MDM-Software. Diese trennt private und geschäftliche Daten auf den Geräten. Der Geschäftsbereich wird dann von der Unternehmens-IT administriert und mit Apps versorgt, und im privaten Bereich können Angestellte die Apps herunterladen, die sie möchten.

Kann der Chef das Diensthandy zurückfordern?

Diensthandys gelten als Eigentum der Firma. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber das Diensthandy nach dem Arbeitsrecht also jederzeit zurückfordern. Weigern sich Mitarbeiter*innen, das Handy zurückzugeben, droht ihnen schlimmstenfalls die Kündigung oder eine Klage.

Wie sieht es aber bei einer Kündigung aus, darf der oder die Beschäftigte das Diensthandy dann behalten? War das Diensthandy ausschließlich für berufliche Zwecke bestimmt, dann müssen Arbeitnehmer dieses nach einer Kündigung dem Arbeitgeber aushändigen. Anders verhält es sich, wenn man das Diensthandy auch privat nutzen durfte, dann darf man es gegebenenfalls behalten. Es kommt jedoch darauf an, was genau über die Nutzung vom Diensthandy im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.

Es sollte also in jedem Fall abgeklärt sein, was der oder die Angestellte mit Ende des Arbeitsverhältnisses zurückgeben muss und was er oder sie behalten darf. Betriebliche Daten müssen mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses in jedem Fall zurückgegeben werden. Hierzu zählen auch die Daten auf dem Diensthandy. Private Daten dürfen und sollten die Mitarbeiter*innen vor der Rückgabe des Diensthandys natürlich anderweitig sichern und dann löschen.

Missverständnissen vorbeugen mit einer Nutzungsvereinbarung für Diensthandys

Im Arbeitsrecht kommt es bei der Nutzung von Diensthandys immer zu wieder zu Irrtümern. Es ist daher sinnvoll, alle Rechte und Pflichten in einer Nutzungsvereinbarung festzuhalten. In der Vereinbarung werden die Vertragsparteien und die Marke des Smartphones, sowie die SIM-Karten-Nummer aufgeführt. Wird Zubehör zur Verfügung gestellt, dann ist auch dieses in die Vereinbarung mitaufzunehmen.

Folgende Regelungen sollte die Nutzungsvereinbarung für ein Diensthandy unter anderem beinhalten:

• Ist die private Nutzung des Diensthandys erlaubt oder untersagt?
• Falls private Nutzung erlaubt ist, kann diese auch widerrufen werden.
• Muss das Smartphone nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden?
• Die Daten dürfen für Dritte nicht zugänglich sein.
• Der Arbeitgeber darf das Smartphone jederzeit zurückfordern.
• Bei Schäden durch unsachgemäßen Gebrauch haftet der oder die Beschäftigte, bei normalem Verschleiß das Unternehmen.

Darüber hinaus ist es ratsam, in der Vereinbarung Regelungen über das Verhalten bei Geräteverlust und die Empfangsbereitschaft zu treffen. Du kannst dieses Muster als Vorlage für eine Nutzungsvereinbarung verwenden:

• Muster für Nutzungsvereinbarung für das Diensthandy 1
• Muster für Nutzungsvereinbarung für das Diensthandy 2

Fazit Diensthandy und Arbeitsrecht

Das Firmenhandy ist aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Es gibt laut Arbeitsrecht jedoch einige Rechte und Pflichten, die mit dem Betriebshandy einher gehen. Nicht immer ist jedoch klar, wann und wofür das Handy genutzt werden darf. Um Unklarheiten für Belegschaft und Arbeitgeber*in zu vermeiden, empfiehlt sich eine Nutzungsvereinbarung für Diensthandys.