Mobile First auch bei HR-Software

Wie in vielen schnell wachsenden Unternehmen ist auch bei Everphone das Bewerbermanagement eine Mammutaufgabe. Ohne ein passendes HR-Tool ist es für uns Personaler schwer, saubere Prozesse aufzubauen und zu leben. Mein Blogartikel berichtet von der Auswahl einer geeigneten HR-Software, die uns genau dabei unterstützt. Unser Fokus: Die Software muss auch mobil einsetzbar sein.

Wachstumsphasen erfordern digitalen HR-Support

HR-Manager von Digitalunternehmen kennen die Herausforderung: Ambitionierte Wachstumspläne erfordern nicht nur die Einstellung vieler neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in sehr kurzer Zeit. Man will diese auch gut und schnell in das Unternehmen eingliedern („Onboarding“) und dann betreuen, sodass sie sich zügig positiv auf die Unternehmensentwicklung auswirken können.

HR-Personaldecke oft dünn

Hinzu kommen weitere Personalfunktionen wie die Mitarbeiterentwicklung oder die unternehmensinterne Feedback-Kultur, die die oft knapp besetzten Personalabteilungen zusätzlich ins Schwitzen bringen.

Meist bleibt dann für saubere Prozesse kaum noch Zeit: Bewerber werden dann ‚einfach schnell“ über das eigene Postfach gemanagt, Urlaubsanträge per E-Mail gesendet oder Feedbackbögen (falls vorhanden) kurzerhand in Akten abgelegt.

Vermeintlich kurze Prozesse erzeugen erst recht Overhead

Dass solche Prozesse fehleranfällig sind, liegt auf der Hand. Was in Wachstumsphasen jedoch schlimmer ist, ist der eigentliche Zeitaufwand, der durch die vermeintlich „schnellen“ Wege zusätzlich entsteht.

„Wie hieß noch gleich der Bewerber aus Frankfurt und wo ist seine E-Mail?“
„Wo ist noch gleich der Urlaubsantrag?“
„Hat jemand den Feedbackbogen von Jan gesehen?“

Solche Fragen kosten viel Zeit und Energie. Die Sucherei sorgt für ständige Ablenkung und erzeugt Overhead. Oft ändern Unternehmen erst etwas an diesem Zustand, wenn die Aufgaben schlicht nicht mehr ohne den Support einer guten HR-Software zu managen sind.

Es empfiehlt sich allerdings, schon deutlich früher über ein Investment in diese Richtung nachzudenken – und nicht zu warten, bis die HR-Mitarbeiter kurz vor dem Burn-out stehen. Eine zielführende Personal-Software entlastet übrigens nicht nur die Personaler zeitlich, sondern sorgt auch für einen professionellen Auftritt gegenüber Bewerbern („Employer Branding“) und eigenen Mitarbeiter*innen.

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Voller Fokus auf guten Mobile-Support

Auch bei Everphone haben wir uns entschieden, eine Lösung für unser starkes Wachstum zu suchen und diese Suche professionell anzugehen. Wir wollten aber bewusst nicht einfach den bequemen Weg gehen und uns bereits bekannte Tools implementieren. Wir wollten eine ausführliche Marktanalyse von HR-Anwendungen.

Dafür haben wir zu Beginn drei Muss-Kriterien festgelegt, die uns die Auswahl einer HR-App erleichtern sollten.

Muss-Kriterien für die HR-Software

Erstens wollen wir eine Lösung, die unsere gegenwärtigen HR-Kernaufgaben gut genug löst. Everphone wird in absehbarer Zeit die Schwelle von 100 Mitarbeitern überschreiten. Wir benötigen deshalb kein Funktionalitätsfeuerwerk, sondern einfache und klare Digitalprozesse in den Bereichen Administration, Recruiting, Feedback und Kultur.
Zweitens legen wir großen Wert auf einen guten Support, da schnelle Reaktionszeiten in Wachstumsphasen wichtiger sind als perfekte Darstellungsformen.
Drittens – und für uns das wichtigste Kriterium – ist ein hervorragender Mobile-Support. Wir bei Everphone glauben daran, dass das Smartphone bei der täglichen Arbeit einen immer höheren Stellenwert einnehmen wird und prüfen deshalb alle intern verwendeten Softwarelösungen auf Funktionalität und Entwicklungsstadium im Mobile-Bereich.

Marktanalyse HR-Software

Der Markt bietet fast grenzenlose Optionen – also haben wir zunächst unter Berücksichtigung dieser drei Kriterien begonnen, den Markt zu sondieren.

HR-Basisanforderung: Bewerbermanagement (Recruiting) und HR-Admin

Die Optionen sind vielfältig. Insgesamt sind wir mit über 50 verschiedenen HR-Software-Lösungen in diesem Bereich in Berührung gekommen. Noch vor einigen Jahren fokussierten die meisten Lösungen noch stark auf den Bereich HR-Administration, also das digitale Managen von Urlaubsanträgen, Anwesenheiten etc.

Das Recruiting geht heutzutage mit digitalen HR-Tools Greenhouse oder Recruitee ausgesprochen leicht von der Hand (wenn auch etwas kostspielig). Heute sind zunehmend auch spezialisierte Lösungen für einzelne Bereiche auf dem Markt. Beispiele für solche ‚Best of Breed“-Ansätze: Man kann auf Peakon die Kultur seines Unternehmens per standardisierten Mitarbeiterbefragungen mit anderen Firmen vergleichen oder das interne Feedback über Loopline managen.

Generalist vs. Spezialist

Wiederum andere Unternehmen (z. B. BambooHR, PeopleHR, Personio) bieten All-in-One-Lösungen an. Zwar sind – wie oft bei Software-‚Generalisten“ – die Funktionalitäten zum Teil nicht ganz so ausgereift wie bei spezialisierten Playern, dafür hat man hier häufig ein hervorragendes Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Da wir bei Everphone sowohl Implementation als auch Handling in der jetzigen Phase schlank halten wollen, entschieden wir uns deshalb, uns auf die Auswahl einer All-in-One-Lösung zu konzentrieren.

Auswahl einer HR-Software – sinnvoll investierte Zeit

Insgesamt zehn dieser ‚generalistischen“ HR-Tools haben wir uns im Verlauf des Prozesses detailliert angesehen. Die Vorauswahl erfolgte klassisch durch Empfehlungen aus unserem Netzwerk, zusätzlich zur Recherche auf diversen Personal-Blogs und Review-Seiten.

Hier einige Weblinks aus der Recherche:

Demos & Tests

Dabei haben wir uns jeweils zunächst das System im Rahmen von Produktdemos zeigen lassen und dann mit einem Testaccount selber überprüft, wie intuitiv Desktop- und vor allem die mobilen Apps der jeweiligen Tools in der Handhabung sind.

Was direkt auffällt: Alle genannten Unternehmen decken HR-Admin-Funktionen solide ab; die Unterschiede sind marginal. Die ernstzunehmenden Player haben hierfür mittlerweile auch gute iOS– und Android-Apps.

Größere Differenzen gibt es dafür in den anderen HR-Bereichen. So bieten einige Player im Recruiting eine direkte Integration zu LinkedIn und Greenhouse an, wiederum andere haben intuitive Scorecards und Berechtigungen, die das Managen der Kandidatenpipeline erleichtern.

Einige Apps bieten ausgereifte Mitarbeiterumfragen, wiederum andere ein voll funktionsfähiges 360-Grad-Feedback. Hier muss sich jedes Unternehmen selbst entscheiden, wo die größten Herausforderungen liegen und was im Rahmen der Unternehmenskultur und -strategie die größte Rolle für die weitere Entwicklung spielt.

Die Everphone-Entscheidung: unser HR-Tool

Bei Everphone haben wir uns schlussendlich für PeopleHR aus dem englischen Leeds entschieden. Basierend auf unserem wichtigsten Entscheidungskriterium bietet das Unternehmen aus unserer Sicht die umfassendste und intuitivste App unter den gesichteten Software-Anbietern.

Weiterhin bietet PeopleHR das beste Recruiting-Modul unter den ‚generalistischen“ Anbietern, was in unserer starken Wachstumsphase eine große Unterstützung darstellen wird. Der Support von PeopleHR war von Tag eins an hervorragend – die begeisterten Online-Rezensionen von Kunden decken sich mit unseren Erfahrungen, dass das Unternehmen eine sehr schnelle Reaktionszeit auf Kundenanfragen hat.

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Screenshot von PeopleHR (Quelle: PeopleHR)

Sales ohne Feengold

Besonders gut hat uns auch die offene und ehrliche Art des Sales-Teams gefallen: Das Unternehmen geht offen mit Einschränkungen des Systems um und zeigt transparent die Entwicklungs-Pipeline auf. So hatten wir das Gefühl, es mit einem ehrlichen Partner zu tun zu haben.

Nicht zuletzt haben wir PeopleHR ausgewählt, da wir den Umgang der Entwickler mit neuen Technologien wie Ripple sehr spannend finden und glauben, dass sich das Unternehmen dadurch einen Technologie-Vorsprung erarbeiten wird. Auch hat man uns umfassende, geplante Entwicklungen für die Apps aufzeigen können.

Nun beginnt für uns die Implementierung des Systems in allen Bereichen der HR-Arbeit. Gerne geben ich in ein paar Monaten ein Zwischenfazit, wie zufrieden wir mit unserer Wahl letztendlich sind!

Was sind Ihre Erfahrungen mit HR-Apps? Können Sie etwas empfehlen? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.